Assistant(e) RHDO
Les candidatures féminines sont fortement encouragées
SOS Villages d’Enfants, fondée en 1949 par Hermann Gmeiner, est la plus grande organisation non gouvernementale au monde dont l’objectif est de soutenir les enfants et les jeunes privés de soins parentaux ou risquant de les perdre.
La négligence, la maltraitance et l’abandon d’enfants sont partout. Beaucoup de familles risquent d’être séparées. Dirigés localement, nous travaillons dans plus de 130 pays et territoires pour renforcer les familles qui sont sous pression afin qu’elles puissent rester ensemble. Lorsque cela n’est pas dans l’intérêt supérieur d’un enfant ou d’un jeune, nous fournissons des soins de qualité en fonction de leurs besoins uniques.
En collaboration avec les partenaires, les donateurs, les communautés, les enfants, les jeunes et les familles, nous permettons aux enfants de grandir avec les liens dont ils ont besoin pour se développer et devenir les plus forts possibles. Nous défendons les droits de chaque enfant et plaidons pour le changement afin que tous les enfants puissent grandir dans un environnement favorable.
En Guinée, SOS Villages d’Enfants est présente actuellement à Conakry, Kankan, N’Zérékoré et Labé.
Résumé du poste :
Sous la supervision du Manager RHDO, l’Assistant(e) RHDO a pour mission de fournir un appui et une assistance nécessaire à la gestion administrative des Ressources humaines dans le cadre des règles établies et des objectifs fixés en interne.
Il/Elle veille à une gestion optimale de la rémunération du personnel.
Tâches et responsabilités principales
Gestion administrative :
- Elaborer les contrats de travail et en assurer le suivi (signatures, fin période d’essai, fin CDD).
- Assurer la tenue correcte et ordonnée des dossiers du personnel en préservant le caractère confidentiel de ceux-ci.
- Rédiger des notes au personnel et des correspondances à caractère administratif.
- S’assurer des déclarations de mouvements de travailleurs et de leur suivi auprès des institutions compétentes.
- Déterminer le planning des congés en relation avec la hiérarchie et en assurer le suivi.
- Alimenter les bases de données RH (ratio d’accident du travail, absentéisme, maladie, formation, turnover, …) et mettre à la disposition de la hiérarchie les informations fiables et les indicateurs d’aide à la prise de décision.
- Assurer le secrétariat et la tenue des procès-verbaux de réunions.
- Assurer les relations avec les institutions administratives (Inspection du Travail, Caisse de Sécurité Sociale, AGUIPE, …).
- Assurer la production des reportings et des états de synthèse périodiques RH.
- Assurer l’incorporation et le retrait du personnel ainsi que le suivi du remboursement des frais médicaux.
- Tenir à jour le fichier du personnel.
- Diffuser les informations sur les événements sociaux ou professionnels internes à l’organisation en lien avec le personnel.
- Assister le Manager RHDO dans la préparation et la documentation des procédures disciplinaires.
Recrutement et Intégration :
- Assister au processus de recrutement, de la diffusion de l’avis de recrutement à la sélection des candidats (pré-sélection, entretiens, tests) pour certains postes.
- Élaborer et diffuser les offres d’emploi sur différents canaux (icims et externes) sur les orientations du Manager RHDO.
- Aider à préparer et coordonner le processus d’intégration des nouveaux employés (préparation des documents d’accueil, organisation de la session d’orientation, etc.).
- Suivre l’intégration des nouveaux employés en collaboration avec les responsables de département pour garantir leur bonne adaptation.
Rémunération :
- Mettre à jour du logiciel de paie
- Elaborer des états de salaires (Excel et SAGE)
- Editer, suivre et assurer la remise des bulletins de paie
- Elaborer l’état de la masse salariale
- Suivre les indicateurs de la masse salariale
- Procéder à un suivi du paiement et des cotisations sociales.
Relations sociales et motivation :
- Participer à la gestion sociale du personnel et à une veille concurrentielle notamment en matière de motivation du personnel, de maintien d’un bon climat social et au développement d’une communication interne efficace.
Gestion de la performance :
- Appuyer le Manager Ressources Humaines et Développement Organisationnel dans l’organisation des séances d’évaluation du personnel
- Elaborer les fiches d’inputs
- Elaborer le tableau de synthèse d’évaluation de la performance.
Formation et développement :
- Recueillir les besoins en formation auprès du personnel ;
- Participer à la mise en place et au suivi du plan de formation de l’organisation.
- Assister le manager RHDO et les managers des différents sites dans le développement et la mise à jour des programmes de formation.
Responsabilités en matière de sauvegarde de l’enfant et du jeune et la Prévention du harcèlement, de l’exploitation et des violences à caractères sexuels
- Participe aux formations en sauvegarde de l’enfant et HEAS y compris les formations en ligne
développées par SOS Villages d’Enfants et met en œuvre les acquis des formations ;
- Signale les abus sur enfants conformément au dispositif en vigueur à SOS Villages d’Enfants en Guinée ;
- S’assure que ses activités sont conduites en conformité avec les normes de sauvegarde des enfants et des jeunes et de la prévention contre harcèlement, l’exploitation et les violences à caractère sexuel de SOS Villages d’Enfants ;
- Lit les normes SOS en matière de sauvegarde des enfants et des jeunes, prévention du harcèlement, de l’exploitation et des violences à caractère sexuel, le Code de conduite et s’y conformer.
Relations hiérarchiques
Il/Elle sera sous la responsabilité du Manager Ressources Humaines & Développement Organisationnel.
Qualification et Compétences requises
- Licence (Bac+3) minimum en Gestion des en Ressources humaines, en Administration des affaires, en droit, en Gestion ou tout autre domaine connexe
- Avoir au minimum deux (2) ans d’expérience à un poste similaire
- Bonne connaissance des outils et logiciels de paie, notamment SAGE paie
- Bonne connaissance de l’environnement de travail des ONG
- Bonne maîtrise du Pack Office et expérience de travail pour l’exploitation d’une base de données
- Expérience dans la production de rapports périodiques analytiques et bonne capacité rédactionnelle
- Avoir d’excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais (atout)
- Avoir le sens du dialogue, de l’écoute
- Esprit d’initiative, disponibilité, honnêteté, intégrité et sincérité
- Être ouvert(e ) et capable de concilier les points de vues
- Savoir combiner intuition, pertinence, rapidité et esprit de synthèse
- Capacité à travailler sous pression et la volonté de travailler des heures flexibles en cas d’urgence
- Capacité à travailler en équipe
Attributs personnels
- Motivation et Dynamisme : Être proactif(ve) et enthousiaste dans l’exécution des tâches.
- Organisation et Rigueur : Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec précision.
- Compétences en Communication : Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale pour interagir efficacement avec les collègues et les partenaires.
- Discrétion et Confidentialité : Savoir gérer des informations sensibles avec discrétion.
- Esprit d’Équipe: Capacité à travailler en collaboration avec différentes équipes et à soutenir les collègues.
- Adaptabilité : Être flexible et capable de s’adapter à des situations changeantes.
- Compétences en Gestion du Temps : Savoir prioriser les tâches et respecter les délais.
- Empathie et Sens de l’Écoute : Comprendre et répondre aux besoins des employés avec bienveillance.
Nous offrons:
- Opportunités diversifiées, créatives et stimulantes dans un environnement de travail international ;
- Possibilité d’apporter une contribution significative et positive ;
- Rémunération compétitive et excellentes possibilités de développement ;
- Conformément à la politique de protection de l’enfance de l’organisation, tout emploi est soumis à des vérifications des antécédents, y compris des vérifications du casier
Dépôt des candidatures
- Les dossiers de candidature, comprenant uniquement un CV à jour ainsi qu’une lettre de motivation adressée au Directeur National de SOS Villages d’Enfants Guinée, devront être envoyés à travers le lien suivant : Assistant (e) Ressources Humaines in | Careers at Guinée Conakry (icims.com)
- Date limite de réception des dossiers est fixée au 08/10/2024. Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.
- Les dossiers de candidature incomplets et/ou avec un objet différent ne seront pas examinés. SOS Villages d’Enfants en Guinée se réserve le droit de procéder à la vérification du casier judiciaire et de demander les copies certifiées conformes des diplômes/certificats pour les candidatures retenues.
- Compte tenu du nombre de candidature que nous recevons, il nous est difficile, voire impossible de répondre individuellement à chaque candidat. Seul(e)s les candidats retenu(e) seront contacté(e)s.
- SOS Villages d’Enfants en Guinée se resserve le droit d’annuler la présente offre sans préavis.
- Les dossiers de candidature incomplets et/ou avec un objet différent ne seront pas examinés. SOS Villages d’Enfants en Guinée se réserve le droit de procéder à la vérification du casier judiciaire et de demander les copies certifiées conformes des diplômes/certificats pour les candidatures retenues.
Ce poste implique de travailler avec une ONG Internationale engagée en faveur des enfants et des droits de l’homme et est soumis à des contrôles stricts de recrutement à moindre risque. Le candidat retenu devra se soumettre à des contrôles de recrutement plus sécurisé, y compris des contrôles de police et un formulaire d’auto-déclaration, afin de vérifier son aptitude à travailler avec des enfants et des adultes.
Ce que nous représentons
SOS Villages d’Enfants s’engage à créer et à maintenir un environnement protecteur qui promeut ses valeurs fondamentales et empêche l’abus et l’exploitation des enfants. Nous condamnons fortement toute forme de violence et d’exploitation des enfants, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de notre organisation, et répondons de manière appropriée à tout abus prouvé ou présumé et à toute tentative d’abus. Nous développons des mécanismes pour sensibiliser, prévenir, encourager le signalement et faciliter la réaction. Nos actions peuvent aller des mesures de développement du personnel comme la formation et le conseil jusqu’à des mesures comme la suspension, le licenciement ou la poursuite en justice.
SOS Villages d’Enfants s’engage à créer et à maintenir un environnement de travail sûr pour notre personnel, les enfants et les jeunes et les communautés pour lesquels nous travaillons. L’organisation interdit le harcèlement, l’exploitation et les violences à caractère sexuel par ou envers tout employé, superviseur, directeur, enfant, jeune, communauté, partenaire, candidat ou autre individu ou entité avec lequel les employés de SOS Villages d’Enfants entrent en contact dans le cadre de leur travail. Tous les employés sont tenus d’exercer leurs fonctions conformément à notre politique de prévention et de protection contre le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels.
En outre, SOS Villages d’Enfants applique une tolérance zéro concernant toute situation de fraude
L’organisation ne perçoit pas de frais à quelque stade que ce soit du processus de recrutement !!
