I- A PROPOS DE L’INSTITUT PASTEUR DE GUINEE
L’Institut Pasteur de Guinée (IPGui) est présent à Conakry depuis 2014 en tant qu’institution publique guinéenne sous la tutelle du Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche Scientifique et de l’Innovation. Il est en interaction proche avec le Ministère de la Santé et de l’hygiène Publique, le Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage et le Ministère l’Environnement et du Développement Durable dans le cadre du concept « Une Seule Santé ». L’IPGui est le plus récent membre du Réseau International des Instituts Pasteur (PN pour Pasteur Network) qui associe 33 instituts de recherche et de santé publique dans le monde. II a pour objectif majeur de répondre aux urgences épidémiques, de participer à la surveillance et à la recherche sur les maladies infectieuses, notamment les zoonoses, de former et accompagner les scientifiques guinéens et enfin de fournir des services de santé publique.
Notre vision est de développer des capacités humaines et technologiques de référence pour une recherche au service de la santé des populations en Guinée et dans le monde. Pour ce faire, nous disposons de laboratoires de recherche aux standards internationaux et un centre de biologie médicale et de vaccination ouvrira ses portes fin 2023.
Rejoindre notre institut, c’est appartenir à une équipe de diversité culturelle, de mixité de savoir et de savoir-faire.
I- RENSEIGNEMENT SUR LE POSTE
Intitule du poste : Assistant(e) de Direction.
Nature du poste: Temps plein.
Type de contrat: CDD (12 mois renouvelables) évoluable en CDI suite à une intégration réussie.
Lieu d’affectation: Direction Générale, Institut Pasteur de Guinée, Conakry.
II- MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
* Missions principales du poste:
L’Assistant(e) exécute des actes administratifs et de gestion courante. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation des informations dont il/elle dispose. Il/elle joue le rôle d’interface entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes en matière d’information et d’orientations dans leurs démarches. Il/elle prend en charge l’organisation matérielle et logistique des réunions (CODIR, réunions générales avec le personnel, invitations d’externes, …).
Il/elle prend en charge la gestion de l’agenda du Directeur Général.
* Cadre administratif
- Traiter les appels téléphoniques et assurer les prises de rendez-vous avec la Direction.
- Suivre la circulation des parapheurs de la Direction et effectue un premier contrôle de conformité.
- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, e-mails, rapports, …), les reproduire et les diffuser au besoin.
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées.
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données et des tableaux de bord relatifs à la gestion administrative.
- Classer, pré-archiver les documents mis à sa disposition.
* Responsabilités opérationnelles et techniques :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs externes
- Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances.
- Répondre aux demandes d’informations des différents services et de l’extérieur.
- Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les comptes rendus.
- Assurer l’envoi des ordres du jour et des invitations.
- Aider à la bonne tenue des réunions : quorum, gestion du temps, etc.
- Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser à qui de droit.
- Suivre quotidiennement l’agenda du Directeur Général.
- Assister ponctuellement les membres de la direction en cas de nécessité.
- Gérer l’agenda des chauffeurs.
Participer à l’organisation d’événements internes et externes.
III- QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
* Qualifications requises:
- Disposer d’un diplôme technique de secrétariat ou similaire.
- Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine.
* Compétences requises :
- Excellente communication orale et écrite en français.
- Bon niveau d’anglais.
- Maîtrise de la suite Office
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Rigueur, sens de l’organisation et autonomie de travail.
- Sens des priorités.
- Capacité à prendre des initiatives.
- Capacité à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence.
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs responsables.
- Discrétion et éthique professionnelle.
- Très bon sens relationnel.
- Autonomie et precision.
- Capacité d’anticipation.
- Force de proposition.
- Attention aux details.
- Capacité à restituer de manière synthétique.
- Sens du service.
- Disponibilité.
Les candidat(e)s intéressé(e)s et dont les profils répondent aux critères du poste sont prié(e)s de fournir par email uniquement adressé à : recrutement@pasteur-guinee.org avec la mention « Assistant(e) de Direction ».
- Une lettre de motivation adressée au Directeur Général, et un Curriculum Vitae actualisé.
L’IPGUI a mis en place un Plan d’Egalité du Genre (PEG). Il accorde l’égalité de chances H/F et encourage vivement les candidatures féminines.
Date limite de candidature : dimanche 11 juin 2023 à 23 h 59 mn.
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront appelé(e)s pour passer un test de sélection.
