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ORABANK – Appel d’offres pour le recrutement d’un prestataire en archivage physique et électronique

TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN PRESTATAIRE EN ARCHIVAGE PHYSIQUE ET ELECTRONIQUE

  1. PRESENTATION ORABANK GUINEE

Créée en 1988, par le Crédit Lyonnais (ex UIBG), ORABANK GUINEE est la troisième banque de GUINEE à voir le jour dans le paysage bancaire guinéen depuis les indépendances. En 2002, la banque est cédée au Groupe Financial avant que celui-ci ne soit à son tour intégralement racheté en mars 2009 par le plus grand fonds d’investissement en Afrique, ECP (Emerging Capital Partners).

La banque a été rebaptisée « Orabank Guinée » en 2011. En effet, forte de 33 ans d’expertise dans les métiers de la banque en Guinée, Orabank accompagne au quotidien plus de 80 000 clients (particuliers, commerçants, professionnels, entreprises et institutionnels) en leur proposant des produits innovants dans une complémentarité de canaux physiques et digitaux anticipant l’évolution des attentes d’une clientèle multiple et variée, servie par une équipe dynamique et professionnelle.

Notre filiale aborde l’avenir en toute sérénité et dans la confiance, œuvrant toujours à la recherche de la satisfaction de notre clientèle. Notre valeur ajoutée : l’écoute, le conseil et la qualité de service à tous les niveaux de la relation bancaire.

Pour protéger ses clients, elle s’est dotée d’un dispositif complet de déontologie, de conformité, de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. Elle porte son engagement social et sociétal essentiellement sur trois axes : le développement d’une économie plus socialement responsable, le développement de l’entreprenariat, et la confidentialité des données.

Elle fonde son efficacité sur 204 collaborateurs pour proposer des conseils en matière de financement et de bâtir avec le client une relation de confiance mutuellement bénéfique. Avec un réseau d’agences de 19, dont 11 agences à Conakry (Kaloum, Madina, Matoto, Minière, Lambanyi, Sonfonia, Kagbelen, Kipé, Coleah, Entag et le Cash point de Madina) et 8 en province (Fria, Nzérékoré, Labé, Kankan, Lero, Siguiri, Kamsar, et le Cash point de Sangaredi), Orabank Guinée poursuit son développement et sa croissance pour être encore plus proche de sa clientèle et des acteurs économiques du pays.

Elle se rapproche du peloton des 3 banques de tête en confirmant cette année son 4ème rang sur la place bancaire guinéenne forte de 19 banques. Nos valeurs que sont: humaines, engagées et audacieuses sont partagées par 12 filiales implantées en Afrique.

Dans un contexte de crise, de nombreux clients institutionnels ont fait confiance à Orabank Guinée. Orabank Guinée confirme son dynamisme commercial avec une progression continue du nombre de clients actifs et de leur taux d’équipement. Elle enregistre également un Produit Net Bancaire « économique » conforme aux prévisions.

  1. CONTEXTE DE L’APPEL D’OFFRES :

Orabank Guinée, souhaite recruter un prestataire en archivage physique et électronique de documents pour l’amélioration de la conservation des documents et informations produits par la banque afin de renforcer leurs sécurisations, mais aussi, faciliter leurs recherches en cas de besoins.

OBJECTIF :

L’objectif de cet appel d’offres est de trouver un prestataire qui pourra proposer à la banque des solutions adéquates en archivage électronique et physique en tenant compte des salles d’archives et dispositifs existants dans le but de mieux sécuriser les informations produites par la banque et faciliter leurs accès seulement aux personnes autorisées.

RESULTAT ATTENDU :

L’entreprise qui sera retenue devra fournir des logiciels et équipements nécessaires, assurer leurs installations en collaboration avec le Département des Moyens Généraux et la Direction des Systèmes d’Informations de la banque, former le personnel du Service des Archives et proposer des outils de suivi permettant de mieux monitorer les consultations des fichiers électroniques des archives et les mouvements d’entrée et sorties  des documents physiques dans les salles d’archives. Il s’agira aussi, d’assurer un service après-vente.

  1. CARACTERISTIQUES TECHNIQUES REQUISES :

– Expérience avérée dans le domaine de l’archivage électronique et physique

– Efficacité des solutions proposées

– Efficacité des outils de suivi et de monitoring

– Capacité à produire des rapports détaillés des activités réalisées

– Équipe technique qualifiée pour l’installation des logiciels et l‘organisation des salles d’archives

– Assurance d’obtenir un service après-vente.

  1. LIVRABLES ET ENGAGEMENTS :

La prestataire retenue devra fournir les livrables suivants :

– Équipements nécessaires pour l’archivage électroniques et physiques

– Système efficace de suivi des consultations des archives

– Outils de génération de rapports détaillés sur les consultations des archives

  1. LA SOCIETE DEVRA EGALEMENT S’ENGAGER A :

– Assurer une installation rapide et efficace des équipements

– Garantir la fiabilité, l’efficacité et respect des normes PCI-DSS des équipements logiciels qui seront installés dans notre Système d’Informations

– Fournir des rapports d’interventions dans les locaux et équipements de la banque

– Respecter le délai contractuel qui sera signé avec la banque.

  1. CRITERES D’EVALUATION :

Les offres des entreprises seront évaluées en fonction des critères suivants :

– Expérience et expertise dans le domaine de l’archivage électroniques et physiques

– L’efficacité et l’adéquation des solutions proposées par rapport aux besoins de la banque

– Compétitivité des tarifs proposés

– Références de clients actuels dans le secteur bancaire ou similaire

  1. CONDITIONS ET DOCUMENTATIONS JURIDIQUES A FOURNIR :

Documents juridiques et fiscaux en Ordre : RCCM, NIF, Statuts, Règlements Intérieur, …

Des attestations de bonnes exécutions ou autres preuves de collaborations avec des banques ou d’autres grandes entreprises.  ….

Ouverture d’un compte dans les livres de la banque : en cas de signature d’un contrat avec le prestataire ;

Les offres doivent être déposées au plus tard le 30 janvier 2024 à l’accueil du siège d’ORABANK GUINEE (Kaloum)

Toute demande de renseignements complémentaires peut être adressée à Monsieur Amadou Camara, Responsable des Moyens Généraux par téléphone au 625250752 ou par e-mail : amadou.camara@orabank.net

La Banque Orabank Guinée se réserve le droit de ne pas donner suite à cet appel d’offres sans avoir à justifier sa décision. La sélection du prestataire d’archivage sera basée sur l’évaluation des offres reçues et la pertinence des solutions proposées.

Nous vous remercions par avance pour l’intérêt que vous portez à cet appel d’offres.

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