DESCRIPTION DU POSTE :
Assister l’administrateur Générale, et les responsables POOL afin d’optimiser la gestion de leur activité. Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure, interagie avec l’ensemble des collaborateurs (internes et externes).
SECTEUR D’ACTIVITE : HYDROCARBURE
DEPARTEMENT : Administration et Pool Finance
SUPERIEURE HIERARCHIQUE : Responsable Administrative et Pool Finance
GI EXPERTISE recrute
MISSIONS PRINCIPALES :
Le titulaire du poste sera chargé de :
- Accueillir physiquement les partenaires, clients et prestataires ;
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de l’ensemble des pools de direction ;
- Décrocher les appels téléphoniques et transmettre les informations importantes ;
- Organiser les voyages ;
- Suivre la transmission des parapheurs ;
- Répondre aux demandes d’information des services extérieurs ;
- Responsable du mail professionnel ;
- Gestion des locaux (Nettoyage, entretien, travaux de dépannage, organisation de l’espace, répartition des clés etc.) ;
- Assurer la lecture du courrier, des e-mails et les prendre en charge par ordre de priorité ;
- Rédiger le compte rendu des réunions et veiller à leur diffusion ;
- Rédiger des rapports de communication externes (notes, correspondances, reportings, rapports, etc…) ;
- Organiser le tri et l’archivage Electronique des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) ;
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux réunions (documentation, rapports, supports de communication, notes, divers…) ;
- Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnel (déplacements, interventions orales, séminaires, conférence téléphoniques…) ;
- Gérer les notes de frais ;
- Avoir une situation complète des missions (voyage-billets d’avion etc.
Support en Ressources Humaines :
- Participer au processus de recrutement et de formation ;
- Assurer la communication interne ;
- Accompagner dans la gestion administrative du personnel ;
- Assurer un environnement de travail hygiénique aux collaborateurs (recueillir leurs besoins en termes d’environnement de travail, aménager les espaces de travail et encore sensibiliser aux pratiques éco-responsables).
EXPERIÉNCE ET FORMATION REQUISE :
De formation Bac + 3/ minimum en gestion administrative dans une Ecole de commerce ou equivalent.
Avoir une experience minimum de 03 ans en secretariat, Assistanat ou à un poste similaire.
COMPÉTENCES TECHNIQUES :
- Maitrise de l’outil informatique (tableur, pack office)
- Maitrise de l’outil collaborative (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence ;
- Connaissance en gestion administrative ;
- Connaissances de normes rédactionnelles ;
- Connaissance la technique de prise de note ;
- Maitrise des méthodes de classements, d’archivage et des techniques de communication ;
- Connaitre les techniques et normes comptables ;
- Se tenir informer de l’évolution des règlements fiscaux sociaux et juridiques.
COMPETENCES PERSONNELLES SAVOIR-FAIRE :
- Forte capacité d’organisation ;
- Rigueur, précision, autonomie, dynamisme, discrétion ;
- Disponibilité et résistance au stress ;
- Aisance relationnelle.
POUR POSTULER :
Veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation à l’adresse suivante : recrutement@gi-expertise.com en mentionnant comme objet le titre du poste au plus tard le 07/05/2024
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
