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L’institut Pasteur de Guinée recrute un(e) Coordinateur(trice) Achats et Logistique
L’INSTITUT PASTEUR DE GUINÉE RECRUTE :
UN(E) COORDINATEUR(TRICE) ACHATS ET LOGISTIQUE.
I- A PROPOS DE L’INSTITUT PASTEUR DE GUINÉE
L’Institut Pasteur de Guinée (IPGui) est une Institution publique guinéenne autonome à statut particulier créée en septembre 2015. Dans le cadre du concept « Une Seule Santé », il est en interaction proche avec le Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche Scientifique et de l’Innovation, le Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique, le Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage et le Ministère de l’Environnement et du Développement Durable de Guinée. Il a pour vision de développer des capacités humaines et technologiques de référence pour une recherche au service de la santé des populations en Guinée et dans le monde.
Son objectif majeur est de répondre aux urgences épidémiques, de participer à la surveillance et à la recherche sur les maladies infectieuses, notamment les zoonoses, de former et accompagner les scientifiques guinéens et enfin de fournir des services de santé publique à la population. Depuis 2018 et l’ouverture de son premier laboratoire, l’Institut Pasteur de Guinée se développe en collaboration étroite avec ses partenaires guinéens et internationaux, et notamment avec le soutien financier de l’AFD – Agence Française de Développement et du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE) français.
L’IPGui dispose de laboratoires de recherche aux standards internationaux ainsi qu’un centre de biologie médicale et de vaccination. L’organisation scientifique et les fonctions support sont en forte croissance. Dans ce contexte, le/la Coordinateur(trice) achats et logistique accompagnera l’institut dans la mise en place et d’optimisation de la performance achats logistique. Ce rôle, résolument opérationnel, sera également responsable du processus d’achat et de l’approvisionnement du matériel et des équipements nécessaires au bon fonctionnement de l’Institut.
Rejoindre notre institut, c’est appartenir à une équipe culturellement diversifiée, riche en savoir et en savoir-faire.
II- RENSEIGNEMENT SUR LE POSTE
Intitule du poste : Coordinateur(trice) Achats et Logistique
Nature du poste : Temps plein
Type de contrat : CDD (12 mois)
Lieu d’affectation : Institut Pasteur de Guinée, Conakry
III- MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
v Missions principales, raison d’être ou finalité du poste :
Coordonner efficacement la logistique et les achats de l’Institut Pasteur de Guinée (IPGui) en lien avec l’ensemble des employés.
v Cadre administratif :
- Appliquer et participer à la mise en place des politiques et procédures de l’IPGUI ;
- Tenir à jour le rapport de suivi des engagements sur projets ;
- Mettre en place un suivi de stock et catalogue de prix d’articles fréquemment achetés ;
- Maintenir la documentation à jour (demande d’achat, bon de commande, bon de réception, etc.)
v Responsabilités opérationnelles et technique :
- Gérer, centraliser et suivre les commandes d’équipements et de matériel de laboratoire (avec l’Institut Pasteur de Paris et autres fournisseurs nationaux et internationaux) et en lien avec l’ensemble des équipes ;
- Préparer des appels d’offres et participer à la mise en place de partenariats ;
- Mener les négociations commerciales avec nos fournisseurs ;
- S’assurer de la livraison effective des commandes internationales en temps et en heure en lien avec les transitaires dans un contexte de chaine du froid et de produits sensibles ;
- Gérer les relations avec les autorités douanières pour assurer le dédouanement des commandes et faire respecter nos exonérations ;
- Participer à l’amélioration des processus et à l’évaluation des fournisseurs dans le cadre de notre démarche ISO9001.
- Gérer l’entretien, le ravitaillement et la disponibilité des véhicules
v Contraintes et difficultés du poste :
- Obligation de résultats ;
- Variété des tâches et sujets ;
- Réalisation de rapports et suivi administratif avancé ;
- Sens de l’urgence et de la priorisation ;
- Sens du service auprès des clients internes.
IV- QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
v Qualifications requises :
- Bac+3 (licence pro) ou équivalent en Gestion, Comptabilité ou Finance ;
- Expérience significative sur un poste équivalent (minimum 3 ans) ;
- Bonne connaissance des processus logistiques ;
- Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office 365, Excel avancé) ;
- Connaissance de l’outil SAGE ou d’un autre ERP.
v Compétences requises :
- Résolution de problèmes ;
- Sens du service ;
- Capacités à négocier ;
- Organisation et rigueur ;
- Réactivité et capacité à prioriser ;
- Aisance relationnelle et esprit d’équipe ;
- Résilience face aux imprévus.
Les candidat(e)s intéressé(e)s et dont les profils répondent aux critères du poste sont prié(e)s de fournir par email uniquement adressé à : recrutement@pasteur-guinee.org avec la mention « Coordinateur(trice) achats et logistique »
- Une lettre de motivation adressée au Directeur Général, un Curriculum Vitae actualisé, des références.
L’IPGUI a mis en place un Plan d’Egalité du Genre (PEG). Il accorde l’égalité de chances H/F et encourage vivement les candidatures féminines.
Date limite de candidature : dimanche 23 février 2025 à 23 h 59 mn.
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour passer un test de sélection.
CABINET GROUP SACI AND PARTNERS recrute une Assistante Executive Expatrié (Usa/Angleterre)
LE CABINET GROUP SACI AND PARTNERS RECRUTE
RECRUTEMENT ASSISTANTE EXECUTIVE EXPATRIÉ (USA/ANGLETERRE)
Nous recrutons une ASSISTANTE EXECUTIVE pour une entreprise évoluant dans le transport Minier,le numérique et les services de logistiques complets.
Profil recherché:
Assurer le secrétariat général de l’entreprise : génère et reçoit les courriers et des Interventions Manager, réalise les PV des réunions de staff et autre, gère l’agenda du Program Manager.
– Prendre note et élaborer le procès-verbal de certaines réunions
– Collecter la documentation de façon proactive et diffuser des rapports/documents vers les principaux services concernés
– Organiser les réunions et les déplacements à l’international: organise les réunions du Program Manager et des Interventions Manager, organise les missions du Program Manager
– Assurer le rôle de mémoire du programme en ce qui concerne les décisions et des dossiers en cours. En particulier assure une assistance au système de suivi-évaluation
– Mettre à jour les informations pertinentes (base de données, pilot, document excel ou logiciel connexe )
– Gérer les crédits téléphoniques et (distribue les cartes de re-charge téléphonique)
– Etre l’intermédiaire et représenter le programme manager auprès des personnes internes et étrangères
– Assurer la bonne organisation et l’archivage des documents (TdR / Mémo / rapports de mission, les livrables des MP)
Votre profil
Niveau de formation requis
Diplôme Bac + 3/4 Diplôme en secrétariat ou en administration ou dans une discipline similaire.
Expériences requises
- Avoir au moins 3 ans d’expériences en secrétariat ou un poste similaire
- Avoir une expérience en administration et savoir parler et écrire l’anglais.
- Avoir une expérience en coaching et en gestion d’équipe
- Avoir une expérience en la gestion axée sur les résultats la GAR serait un atout.
- Avoir une expérience de travail dans un environnement multiculturel et / ou international.
Compétences et connaissances requises
- Vous avez de bonnes connaissances informatiques (tableur, traitement de texte, etc…)
- Vous avez des connaissances en gestion administrative et assistanat de Direction
- Avoir une expérience pertinente dans les structures évoluant soit dans le numérique ou le transport serait un atout
- Vous êtes capable de travailler dans un environnement multiculturel et sous pression ;
- Vous avez de bonnes connaissances en suivi optimal des dossiers et des décisions prises
Postulez, au plus tard le 30/01/2025, joignez votre CV actualisé à l’adresse analyst.consulting.inter@gmail.com.
Seules les candidatures ci-après (ASSISTANTE EXÉCUTIVE EXPATRIÉE) seront prises en considération et seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contactés pour les tests.
FHI360- Avis de recrutement d’un cabinet de Commisaire aux comptes
TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN COMMISSAIRE AU COMPTE SYCEBNL FHI360
SOMMAIRE
I- CONTEXTE ET JUSTIFICATION.. 3
II- OBJECTIFS DE LA MISSION.. 3
III- OBJECTIFS SPECIFIQUE DE LA MISSION.. 3
IV- DEROULEMENT DE LA MISSION.. 4
VI- LIVRABLE ATTENDU DE LA MISSION.. 6
VII- QUALIFICATION ET PROFIL DU CONSULTANT. 6
FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif visant à améliorer de façon durable la vie des populations qu’elle dessert en proposant des solutions intégrées, axées sur les besoins locaux et pilotées localement.
Etant une entité à but non lucratif, elle est assujettie aux dispositions de l’acte uniforme relatif au droit comptable des entités à but non lucratif (SYCEBNL) de l’organisation pour l’Harmonisation en Afrique du droit des Affaires (OHADA) applicable depuis le 01 janvier 2024.
Selon l’article 19 de l’acte uniforme relatif au SYCEBNL sont tenue de designer au moins un (1) auditeur, les entités à but non lucratif qui remplissent, à la clôture de l’exercice, l’un des trois (3) critère suivant :
- Total bilan supérieur a Un milliard trois cent cinquante-deux millions quatre cent vingt-six mille francs (1 352 426 000) de Francs Guinéens Ou l’équivalent dans la l’unité monétaire ayant cours légal dans l’Etat partie,
- Ressources annuelles supérieures à Deux milliard sept cent quatre millions huit cent cinquante-deux mille francs (2 704 852 000) de Francs Guinéens ou l’équivalent dans l’unité monétaire ayant cours légal dans l’Etat partie
- Effectif permanent supérieur a vingt (20) personnes.
Le commissaire au compte est choisi parmi les experts-comptables inscrits au tableau de l’ordre des experts-comptables ou de l’organe qui en tient lieu dans chaque Etat partie (article 20 SYCEBNL) pour un mandat nommé pour trois (03) exercices renouvelables une fois (article 21 SYCEBNL).
C’est dans ce cadre que le présent terme de référence est élaboré pour définir les attentes, le résultat attendu ainsi que les délais associes à la mission du commissaire au compte.
La mission du commissaire aux comptes a pour objectif d’exprimer une opinion sur la sincérité et la concordance des informations données dans le rapport d’activité avec les états financiers.
Le présent recrutement de commissaire aux comptes a pour objectifs :
- De s’assurer que les informations financières et comptables produites rendent fidèlement compte des principaux aspects relatifs à la situation financière de FHI 360, ainsi que des fonds reçus et des dépenses engagées pendant cette même période et ce, conformément aux règles applicables.
A ce titre, le commissaire aux comptes devra :
- Examiner les documents financiers des comptes de FHI 360 en vue de déterminer que :
- Les états financiers ont été préparés sur la base de l’application systématique des règles de la comptabilité prévue et qu’ils donnent une image fidèle de la situation financière de chaque compte ;
- Tous les dossiers, comptes et écritures nécessaires ont été tenus au titre des opérations relatives à chaque compte ;
- Vérifier la cohérence entre les livres de comptes et les rapports ;
- De s’assurer que le fonctionnement respecte les procédures des bailleurs, y compris le budget et le plan de travail approuvés, ainsi qu’à toute modification y afférente spécifiée dans des lettres de mise en œuvre.
- A ce titre, l’auditeur devra :
- Vérifier le respect des dispositions de gestion des bailleurs en vigueur et les degrés d’application des procédures ;
- Examiner les différentes procédures d’approvisionnement pour s’assurer que les appels à concurrence et à la mesure de qualité prix sont respectés ;
- Examiner les états de rapprochement bancaires mensuels ;
- S’assurer de la bonne gestion financière du compte bancaire ;
- Vérifier l’éligibilité et la valeur authentique des pièces justificatives ;
- Signifier les dépenses non conformes (i) aux activités de chaque compte (ii) aux règles de conformité ou non budgétisées ;
- S’assurer de la qualité et de la fiabilité du système de classement et d’archivage et de la documentation comptable et administrative ;
- Contrôler la gestion de la petite caisse, notamment l’existence de contrôle régulier et inopiné, le respect des limites de dépense individuelles et les plafonds approuvés par les normes de FHI 360 ;
- Examiner les dossiers individuels du personnel, en vérifiant le salaire, et les versements de charges sociales et fiscales ;
- Contrôler la validité des contrats de travail et examiner le processus des différents recrutements le cas échéant ainsi que les séparations de fonction.
- S’assurer de la bonne gestion des éléments non salariaux : frais de mission, heures supplémentaires s’il y a lieu ;
- S’assurer du respect des budgets validés.
- Apprécier la réalité des dépenses liées à des rémunérations forfaitaires ;
- Porter une appréciation sur le système de contrôle interne de FHI 360 ;
- S’assurer que les décaissements obtenus sont conformes aux procédures et dans le délai des protocoles d’accord ;
- S’assurer de la véracité des réalisations physiques des activités sur le terrain ;
- DEROULEMENT DE LA MISSION
Les objectifs de la mission du Commissaire au compte sont les suivants :
- Procéder à l’audit des comptes de FHI 360 ;
- Donner une opinion sur les états financier, en particulier sur la question de savoir si l’aperçu donne une image exacte et fidèle des recettes et des dépenses conformément aux conditions des contrats, ainsi qu’aux principes administratifs généralement admis ;
- Évaluer la structure du contrôle interne ainsi que le risque lié au contrôle, et identifier les circonstances devant être signalées, y compris les insuffisances matérielles du contrôle interne ;
- Identifier toutes les questions d’intérêt matériel qui ne satisfont pas aux conditions du contrat et tous les éléments laissant supposer des agissements illicites ;
- Pour les audits, le commissaire au compte doit produire un rapport sur les états financiers et un rapport sur le contrôle interne suivant les normes (ISA 700) :
Le rapport sur les états financiers devra ressortir, à minima :
- Son opinion professionnelle et indépendante sur les états financiers
- Son opinion sur les acquisitions
- La réconciliation du compte de trésorerie ;
- Le rapport sur le contrôle interne, à minima :
- Les forces et faiblesses ainsi que les recommandations dans la dynamique d’amélioration du dispositif de contrôle interne.
Le rapport sur le rapport de gestion ou d’activités :
Il appréciera les vérifications spécifiques pour confirmer la concordance entre les rapports de gestion ou d’activités et les états financiers.
Le rapport sur le registre des donataires :
Il se prononcera sur la tenue exhaustive et correcte du registre des donataires
La préparation des états financiers des comptes mettant en œuvre les subventions visées par les audits, incombe à FHI 360.
L’Auditeur aura à sa disposition les documents cités ci-dessous :
- Les états financiers ;
- Les états de rapprochements bancaires.
- L’organigramme de FHI 360 ;
- Les textes administratives et règlementaires (charges fiscale, charges sociales, note de services,) ;
- L’accord de partenariat entre les bailleurs et FHI 360 ;
- Le manuel de procédures des opérations de FHI 360 ;
- La liste des signataires des comptes bancaires ;
- Les bons de commande, les contrats de prestation, les contrats de location et les bons de livraison ;
- Tous les documents de paiements ;
- Les relevés bancaires spécifiques de chaque compte ;
- Les journaux de banque et de caisse le cas échéant ;
- Les dossiers du personnel ;
- La liste du personnel ;
- Les contrats de travail, classés selon la liste du personnel ; les fiches de paie, les preuves de paiements des salaires et de perdiems ;
- Tous les rapports d’inventaires ;
- Les documents prouvant l’utilisation des véhicules et des équipements (documents des véhicules, carte grise, facture d’essence, de réparation, fiche de suivi ; factures de téléphone, Internet, Ordre de mission) ;
- Tous les documents liés à la gestion des stocks ;
- Les rapports d’audit précédents ;
Tout autre document jugé nécessaire au bon exercice de la mission de l’auditeur
1- PORTEE DE L’AUDIT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES
- Au minimum, l’audit sera réalisé dans le respect des normes IFAC internationales d’Audit (ISA) ou des normes internationales des Institutions supérieures de contrôle des finances publiques (ISSAI) et inclura les tests et les contrôles que l’auditeur estime nécessaires au vu des circonstances.
- Dans le cadre des procédures de vérification, il convient d’accorder une attention particulière aux domaines ci-après :
-
- Respect des lois en vigueur : Vérifier que les transactions sont en tous points conformes aux lois en vigueur ;
- Dépenses engagées dans le cadre aussi bien des subventions que des fonds propres de FHI 360 : les fonds ont été dépensés conformément au budget approuvé et au plan de travail en vigueur au moment où les dépenses ont été effectuées, et dans le respect des dispositions internes en vigueur, et uniquement aux fins pour lesquelles les fonds sont destinés ;
- Système de contrôles internes : évaluation de l’adéquation et de l’efficacité du système de comptabilité et de contrôle interne dans son ensemble, en matière de Contrôle des dépenses à tous les niveaux et des autres transactions financières, une attention particulière étant apportée à l’adéquation et à l’efficacité des contrôles relatifs aux transactions en espèces ;
- Suivi des conclusions des précédents rapports d’audits : L’auditeur doit assurer le suivi des mesures envisagées en réponses aux conclusions des audits antérieurs, y compris les auditeurs externes, les auditeurs internes concernés s’il y a lieu ;
- Conservation des données et document justificatifs : l’ensemble des justificatifs, registres et livres de comptes requis ont été conservés dans le respect des dispositions de l’accord de partenariat. Des procédures ont été mises en place pour la sécurisation et la gestion des données électroniques (systèmes et procédures de sauvegarde. Etc.)
- Biens et services : les biens et services ont été acquis dans un cadre transparent et concurrentiel, et conformément à l’accord de partenariat et aux dispositions internes d’achat applicables ;
- Rapport coût-efficacité : les dépenses engagées dans le cadre des subventions montrent un souci d’économie et d’efficacité.
Le commissaire au compte doit être un cabinet d’expertise comptable :
- Régulièrement installé en Guinée ;
- Agréé au niveau de l’Ordre des Experts Comptables et Comptables agréés de Guinée ;
- Ayant une expérience avérée dans le domaine.
Selon l’article 21 du SYCEBNL l’auditeur est recruté pour une durée de 3 an renouvelable une fois
L’évaluation des propositions se déroulera en deux temps ; une évaluation technique et une évaluation financière
. Evaluation Technique
La proposition technique sera évaluée sur son degré de réponse par rapport aux termes de référence et sur la base des critères suivants :
| Ordre | Termes de l’évaluation de l’offre technique | Notation des critères | Note maximale |
| Compréhension des Termes de Références | 10 points | ||
|
1 |
Compréhension des TDRs (10 points) |
Présentation du document | 1,5 points |
| Clarté de rédaction | 1,5 points | ||
| Description claire des résultats et produits attendus de la mission | 07 points | ||
| Approche méthodologique cohérente et planning de mise en œuvre | 45 points | ||
|
2 |
Approche méthodologique et Planning de mise en œuvre |
Brève description des raisons pour lesquelles le cabinet estime qu’il est apte à fournir la consultation |
05 points |
| Qualité et cohérence de la démarche proposée par rapport aux termes de référence |
15 points |
||
| Les activités proposées sont cohérentes et répondent aux objectifs de la mission |
10 points |
||
| Le plan de travail et le chronogramme sont cohérents avec la démarche | 15 points | ||
| Expérience et Références techniques pertinentes | 45 points | ||
|
3 |
Expérience et Références techniques pertinentes |
Au moins trois (03) attestations de bonne fin d’exécution du commissariat au compte sur des projets et programmes de développement | 15 points |
| Au moins deux (02) attestations de bonne fin d’exécution d’audit de type ISA ou ISSAI | 10 points | ||
| Diplôme BAC+ 5 au moins en Finance-comptabilité ; Contrôle de Gestion ou en audit : 08 points si BAC+5 et 10 points si expert- comptable diplômé. | 10 points | ||
| CV du chef de mission avec au moins 05 missions similaires conduites dans le domaine de commissaire au compte des projets et programmes de développement | 10 points | ||
| TOTAL | 100 points | ||
Seuls les dossiers ayant obtenu une note minimale de 70 points à l’évaluation technique seront retenus pour l’évaluation financière. La note technique finale sera le point obtenu par le soumissionnaire avec une pondération de 70%. La sélection sera basée sur la qualité et le prix.
La rémunération des honoraires dans le cadre de mandat sera basée sur les textes règlementaires en vigueur fixant les honoraires des commissaires aux comptes. Le commanditaire pourra faire l’option de prendre en charge directement certains couts autre que ceux liés aux honoraires. Chaque offre financière recevra une note sur 30.
À l’offre du moins-disant, sera attribuée la note de 30 points. Les notes respectives des autres soumissionnaires seront calculées de la façon suivante : (30 * Montant de l’offre du moins disant) /Montant de l’offre du soumissionnaire évalué.
Le résultat constituera la note d’évaluation financière à attribuer aux soumissionnaires respectifs ayant franchi l’évaluation technique.
La note de l’évaluation finale sera la somme des points pondérés des évaluations technique et financière. L’offre financière sera analysée et éventuellement négociée dans les limites budgétaires disponibles avec le cabinet retenu pour la consultation.
Les propositions en réponse au présent appel d’offres doivent être adressées par courriel à guinea.procurement@fhi360.org, au plus tard le 27 janvier 2025 à 12 heures, heure locale. Les offres reçues après cette date et heure ne seront pas acceptées.
Les offres doivent être soumises par voie électronique à guinea.procurement@fhi360.org avec en l’objet, la mention : SOUMISION POUR COMMISSAIRE AU COMPTE SYCEBNL FHI360 » plus le nom du soumissionnaire.
N.B : Le courriel de transmission de la soumission pour être considéré, doit comporter trois pièces jointes intitulées respectivement : Dossier technique- Dossier financier.
