| I. Position Information | ||
| Job Title: Assistant Logistique
Department: 33801 Reports to : Associé Logistique |
Grade Level: G5
Bureau: UNDP Direct Reports : N/A
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Position Number: 106735
Duty Station: Conakry |
| Career Stream: Operations – Administration
Contract Modality: FTA Local Contract Duration: 1 year |
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II. Background and Organizational Context |
| Sous la supervision directe de l’Associé Logistique, l’Assistant Logistique fournit un soutien aux opérations du bureau en exécutant une variété de processus administratifs et logistiques standard assurant une qualité et une précision élevées du travail. L’Assistant Logistique favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.
L’Assistant Logistique travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du Bureau et d’autres agences des Nations Unies en vue d’échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente. |
III. Position Purpose |
| q Mise en œuvre des stratégies opérationnelles
q Gestion des voyages q Gestion administrative et logistique q Gestion du transport et des véhicules q Appui au renforcement et partage des connaissances. |
IV. Key Duties and Accountabilities |
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| 1.) Mise en œuvre des stratégies opérationnelles | |
| Example of Duties: | q Veiller au respect des règles, règlements, politiques et stratégies de l’Organisation des Nations Unies et du Programme des Nations Unies pour le développement dans le cadre de la mise en œuvre des activités opérationnelles. |
| 2.) Gestion des voyages | |
| Example of Duties: | q Participer à la fourniture au personnel des informations relatives aux voyages : y compris les droits (perdièms, etc.), l’itinéraire de voyage et l’hébergement, en collaboration avec le point focal voyages du Bureau ;
q Assurer l’établissement des ordres de mission ou ‘Travel Authorization’ ; q Traiter avec diligence les demandes de réservation de vol au profit des staffs pour les voyages internationaux ; q Participer à la fourniture au staff du plus direct et économique itinéraire pour éffectuer une mission, conformément aux règles et procédures aux Nations Unies. q Participer au (i) traitement des demandes de voyage et (ii) bons de commande relatif aux billets d’avion, et la disponibilité du budget conformément à la ligne budgétaire. q Assister les staffs pour le traitement des demandes de voyages et de justification des missions dans le système ’UNall’, suivant les règles applicables en la matière, en cas de besoin. |
| 3.) Gestion administrative et logistique : | |
| Example of Duties: | q Assurer l’établissement des courriers administratifs : note verbale pour (i) les demandes d’exonération fiscale des colis importés ou à exporter au nom du PNUD et (ii) et visa d’entrée et de la carte d’identité diplomatique, etc.) ;
q Assurer la préparation des bons de commande ; q Participation à l’établissement du budget et à l’établissement du plan d’achat du Bureau ; q Assurer l’établissement des pré-engagements conformément aux règles et procédures du PNUD ; q Assurer la réception électronique des biens ou services rendus ; q Assurer l’établissement des factures de recouvrement de coûts pour les services fournis par le PNUD en Guinée à d’autres organismes/projets. q Assurer l’établissement des requêtes de paiements pour les biens déjà acquis ou services rendus. q Se rassurer de la réalisation de tous les paiements des factures soumises par des prestataires du PNUD Guinée ; q Assurer l’archivage physique et électronique des documents administratifs du Service Logistique ; q Participer à l’exercice d’inventaire physique des biens et équipements appartenant à l’Organisation, en collaboration avec le point focal ‘actifs’. q Participer à la gestion physique et théorique des fournitures, et à l’établissement des rapports de stocks. q Participer à l’exercice d’inventaire physique des stocks ou fournitures ; q Faire le suivi rapproché de toutes les notes verbales transmises auprès des Autorités Guinéennes ; q Participer aux missions de collecte des informations relatives aux couts d’hébergement et de restauration dans les hôtels en Guinée en vue de la réévaluation des frais de voyage (perdiem) au profit des staffs des Nations Unies. q Participer à la réalisation de toute autre tâche administrative à la demande du Bureau ; |
| 4.) Gestion de la flotte (transport, entretiens et chauffeurs) | |
| Example of Duties: |
q Assurer les déplacements officiels des staffs du Bureau conformément aux politiques du POPP ; q Vérifier la tenue correcte des carnets de bord de véhicules du Bureau, remplis par les chauffeurs ; q Faire le suivi rapproché de la maintenance préventive et/ou de la réparation des véhicules du Bureau PNUD en Guinée. q Faire le suivi des polices d’assurance des véhicules du Bureau PNUD en Guinée ; q Participer à l’établissement des rapports de consommation de chaque véhicule du Bureau ; |
| 5.) Partage des connaissances au sein du bureau en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants : | |
| Example of Duties: | q Participer aux sessions de formation
q Participer aux partages d’expériences et pratiques. |
| Supervisory/Managerial Responsibilities: N/A | |
V. Requirements: |
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| Education | |||||||||||||||||||||||||
| · L’obtention d’un Diplôme d’études secondaires est requise ou
· Une Licence en Gestion et Administration ou équivalent sera dûment pris en considération. |
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| Experience, Knowledge, and Skills | |||||||||||||||||||||||||
| · Minimum de cinq (5) années d’expérience pour les diplômés de fin d’études secondaires ou deux (2) années d’expérience pour les titulaires de licence
· Avoir une expérience pertinente en logistique ou gestion administrative serait un atout, de préférence dans une Institution Internationale · Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) · Maîtrise parfaite du Français et bonne connaissance de l’anglais |
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| Expected Demonstration of Competencies | |||||||||||||||||||||||||
| Core: Full list of UNDP Core Competencies can be found here | |||||||||||||||||||||||||
| Achieve Results:
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LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline | ||||||||||||||||||||||||
| Think Innovatively:
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LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements | ||||||||||||||||||||||||
| Learn Continuously
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LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback | ||||||||||||||||||||||||
| Adapt with Agility
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LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible | ||||||||||||||||||||||||
| Act with Determination | LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously | ||||||||||||||||||||||||
| Engage and Partner
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LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships | ||||||||||||||||||||||||
| Enable Diversity and Inclusion
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LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination | ||||||||||||||||||||||||
| People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)
UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site. Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)
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| VI. Keywords |
| List 3-5 most important skills from competencies required for the position – limited to 1-3-word descriptions – that will help inform workforce planning of critical skill supply and demand.
Organisation Administrative Travail en équipe Communication |
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