TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET D’AUDIT POUR VOIR LA SITUATION FINANCIERE DE LA CNG/EPT PENDANT L’EXERCICE 2022
- CONTEXTE
Le Gouvernement Guinéen et ses Partenaires Techniques et Financiers du secteur de l’Education et de la Formation ont élaboré un Programme décennal de l’éducation (ProDEG) couvrant la période (2020 à 2029), dont la première phase de mise en œuvre couvre la période (2020 – 2024). Le ProDEG se fixe comme orientation, l’adéquation des formations avec les besoins de l’économie nationale pour un meilleur développement du capital humain en vue d’une croissance économique soutenue pour développer le pays. Pour concrétiser cette orientation, le ProDEG est articulé autour de six programmes prioritaires. Il s’agit : i) l’accès équitable à l’enseignement général, ii) la qualité et la pertinence des enseignements, iii) l’alphabétisation et l’éducation des adultes, iv) l’expansion et la réforme de l’ETFP, v) la réforme de l’enseignement supérieur et de la recherche scientifique et vi) la gouvernance et le pilotage du système.
Un des sous-programmes de cette stratégie nationale est l’éducation inclusive de qualité dont l’accès reste confronté à de multiples problématiques. La résolution de ces problématiques exige une forte implication et une responsabilisation de la société civile. Cette implication se matérialise par i)-des processus nationaux inclusifs qui garantissent des revues sectorielles de qualité, ii)- des périmètres de compétences bien définis entre les acteurs et les partenaires, iii)- des dispositifs de co-apprentissage, iv)- le plaidoyer autour d’une mobilisation locale, nationale et internationale, et v)- des bonnes pratiques de diffusion des rapports d’activité.
La Coalition Nationale de Guinée pour l’Education Pour Tous « CNG/EPT » est une organisation de la société civile qui regroupe l’ensemble des ONG et Réseaux actifs en éducation en Guinée.
Dans la mise en œuvre du projet, il est prévu de réaliser un audit par an pour évaluer la situation financière de la CNG/EPT financée par le Partenariat Mondial de l’Education (PME) à travers Oxfam Ibis dans le cadre du Projet EOL (Education à voix haute) dans sa composante opérationnelle 1 (OC 1).
Le titre du projet est le « Renforcement du Suivi Indépendant du processus de mise en œuvre du Programme Décennal de l’Education en Guinée (ProDEG par la Société Civile ». Son objectif principal est de Contribuer à la promotion d’une gouvernance éducative inclusive, transparente et efficace répondant aux problématiques éducatives du pays.
Cette évaluation se tiendra à Conakry et sera réalisée par un cabinet professionnel agréer ayant une expérience avec les projets et programmes d’éducation pendant dix jours.
- OBJECTIFS DE L’AUDIT
- L’objectif de l’audit des états financiers de la CNG/EPT est de permettre aux auditeurs d’exprimer une opinion professionnelle indépendante sur la situation financière de la CNG/EPT et de s’assurer que les fonds utilisés pour les activités financées par EOL ont été utilisés aux fins prévues.
- Les livres de comptes de la CNG/EPT servent de base à la préparation des états financiers de la CNG/EPT. Le comptable a tenu des livres de comptes appropriés, comme l’exige la loi, et il a également maintenu des contrôles internes adéquats et des pièces justificatives pour les transactions.
De manière spécifique, il s’agira de :
- Evaluer la situation financière de la Coalition Nationale de Guinée pour l’Education Pour Tous ”CNG/EPT” pour 2022;
- Identifier les erreurs, les problèmes liés aux finances afin de s’assurer qu’il y a de l’ordre dans la gestion;
- Amener la CNG/EPT à optimiser ses méthodes de travail
- Faire des recommandations à la suite de l’audit pour le respect des procédures conformes de EOL et de la CNG/EPT.
- RESULTATS ATTENDUS
- La situation financière de la Coalition Nationale de Guinée pour l’Education Pour Tous ”CNG/EPT” pour 2022 est connue et évaluée ;
- Les erreurs et/ou problèmes liés à la gestion des finances sont identifiés ;
- Les mesures correctives pour optimiser les méthodes de travail de la CNG/EPT sont répertoriées ;
- Des recommandations à la suite de l’audit pour le respect des procédures conformes de EOL et de la CNG/EPT sont formulées.
- METHODOLOGIE
Globalement, l’audit sera basé sur l’analyse des documents administratifs et financiers, de la gestion des biens durables et consommables et d’apprécier le niveau de gouvernance au sein de la CNG/EPT
Pour la réalisation de cette activité, l’équipe technique du projet se chargera de la préparation matérielle de l’audit.
En première partie, les documents administratifs et financiers seront remis au cabinet après signature du contrat pour analyse et appréciation.
Ensuite un entretien sera organisé avec l’équipe projet pour reccueillir leur avis pour consolider les informations collectées dans les documents analyés.
En troisième lieu, une restitution sera organisé avec les membres de la CNG/EPT pour partager les recommandations de l’audit.
Et enfin, un rapport d’audit sera produit à l’attention de la CNG/EPT en fin de contrat.
- PORTÉE DE L’AUDIT
La portée de cet exercice est l’audit du projet de la convention de subvention d’EOL CO1.2 de l’année civile 2022. La direction de l’organisation, doit permettre à l’auditeur d’accéder à la convention de subvention et à tous les documents connexes (annexes, rapports, et tout autre document pertinent que l’auditeur peut juger utile pour l’audit) du bénéficiaire.
- L’audit des transactions financières sera basé sur des contrôles ponctuels de la qualité des pièces justificatives et de leur enregistrement correct dans les livres, en vue, entre autres, d’en évaluer l’importance et le risque.
- L’auditeur doit vérifier:
- Que les comptes et les rapprochements bancaires sont corrects et précis et ne contiennent pas d’erreurs ou d’omissions importantes,
- Que les dispositions financières (politiques comptables) contenues dans les accords avec les réglementations locales et d’Oxfam ont été respectées,
- Que les opérations inclues dans les comptes sont conformes au budget, aux conditions et aux objectifs généraux des subventions tels que convenus avec Oxfam IBIS.
- Voici des exemples de domaines de performance que l’organisation doit pratiquer de manière satisfaisante et que l’auditeur contrôlera, le plus souvent par le biais de contrôles aléatoires.
- Les procédures et mécanismes de contrôle relatifs à l’approbation des pièces justificatives doivent être conformes. L’approbation des pièces justificatives, doit garantir que les pièces justificatives est basé sur l’épargne.
- Les coûts salariaux individuels du personnel sont raisonnables lorsqu’ils sont comparés à ceux d’organismes similaires, de statistiques salariales, de lignes directrices ou autres.
- Si l’organisation a plusieurs bailleurs, ses coûts repartis doivent être raisonnablement affectés à la CO1.2 par rapport aux autres subventions.
- Des offres concurrentielles sont obtenues pour l’acquisition de biens et de services.
- Les actifs disponibles sont conservés de manière appropriée et conformément aux règles et règlements.
- En outre, l’auditeur évaluera et commentera sur tout gain ou perte de change généré à la fin de l’année civile.
- Diligence raisonnable:
Les auditeurs doivent évaluer les progrès réalisés par le bénéficiaire de la subvention en matière de clôture des conclusions de la diligence raisonnable depuis la dernière évaluation, soit par l’audit précédent, soit par l’unité de gestion régionale concernée.
- Présentation des chiffres financiers en monnaie nationale et en USD
Les états financiers doivent être présentés dans la devise locale ou nationale du bénéficiaire, avec les chiffres correspondants en USD. En ce qui concerne le taux de change, EOL a utilisé le taux de transfert de fonds pour le rapport, fondamentalement la méthode FIFO.
- Langues
Le rapport d’audit doit être soumis en anglais et dans la langue locale ou commerciale prédominante, comme le français, l’espagnol ou le portugais.
- Obstacles juridiques à la mise à disposition de la documentation financière en ligne.
EOL souhaiterait connaître l’avis des auditeurs pour savoir si rien n’empêche EOL d’exiger des bénéficiaires qu’ils soient disponibles en ligne, par exemple dans une solution de sauvegarde de données en ligne. Le bénéficiaire peut continuer à conserver des archives sur papier, ce qui est très probablement exigé par la législation nationale.
- La direction de l’organisation est tenue de fournir à l’auditeur toute information qui peut être considérée comme importante pour l’évaluation des comptes et de la gestion de la subvention par l’organisation. De même, la direction de l’organisation doit permettre à l’auditeur d’initier tout autre examen qu’il juge nécessaire et s’assurer que l’auditeur reçoit les informations et l’assistance nécessaires à la réalisation de l’audit. Si possible, l’auditeur doit effectuer son audit physiquement dans les locaux de l’organisation.
Durée de l’audit
Le travail d’audit doit être achevé dans un délai de trois (3) semaines à compter de la date du début de l’audit, et les produits livrables doivent être présentés dans les cinq (5) prochains jours ouvrables.
Documents à fournir
TDR de la réalisation de l’audit ;
Profil de la personne proposée pour conduire l’audit ;
Proposition financière
Reconnaissance légale (RCCM, NIF, etc.)
Produits livrables de l’audit
- A l’issue du travail d’audit, les auditeurs soumettront deux (2) exemplaires originaux du rapport d’audit annexé aux états financiers, ainsi que les rapports s’y afférents.
- Lettre de gestion conformément à la teneur du travail décrit dans le présent Termes de Référence.
La déclaration de l’auditeur doit être publiée conformément à la norme (révisée) ISA 700 ou 800.
- LOGISTIQUE
Le secrétariat permanent de la coalition s’assurera de l’identification et de la prise en charge des frais liés à la réalisation de l’audit (choix du cabinet, signature du contrat, payement des honoraires du cabinet, et l’établissement des TDR et des lettres dinformation …).
Dans un delai d’un mois à compter de la date de demarrage de ses travaux, l’auditeur devra présenter en trois (3) exemplaires un rapport de revision comportant, le cas échéant, son attestation:
- Que la comptabilité est conforme aux normes comptables usuelles,
- Que le bilan financier fait état de façon appropriée des recettes et des dépenses,
- Que les moyens engagés ont été utilisés en comformité avec le budget des finances préétabli, et ceci de manière économique et rationnelle,
- Que les accords de partenariat avec le bénéfiaire des fonds et les autres dispositions concernant l’utilisation ont été respectées.
Il présentera ses commentaires et ses observations sur les dossiers, conformément au système de controle comptable en vigueur et presentera des recommandations en vue de leur amelioration,
Il se prononcera sur la conformité de l’organisation avec les règles sociales et fiscales applicables en République de Guinée,
Il portera à l’attention de la direction toute autre question qu’il jugera utile ou pertinente.
Nb: Les factures Pro Forma sont exigées pour chaque candidat.
Envoyez les documents sur: cngeptrecrutement@gmail.com
