| I. Position Information | ||
| Job Title: Associé (e) à l’Administration
Department: Operations Reports to: Health Manager Clinique |
Grade Level: G6
Bureau: RBA Direct Reports: N/A |
Position Number: 00194265
Duty Station: Conakry, Guinea |
| Career Track: General Service
Career Stream: Operations – Administration Contract Modality: FTA Local Contract Duration: 1 year FTA |
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II. Background and Organizational Context |
| Sous la direction et la supervision directe du médecin chef de la Clinique Nations Unies, l’Associé (e) à l’Administration fournit un soutien fonctionnel au bureau dans les domaines de l’administration, des achats, des finances et de la gestion des ressources humaines. |
III. Position Purpose |
| Une analyse exacte et une présentation des informations, des recherches approfondies et un travail bien documenté, fortifient la capacité de la Clinique des Nations Unies et facilitent la prise de décision du superviseur. L’initiative de la personne elle-même est décisive dans les résultats du travail et la finalisation. |
IV. Key Duties and Accountabilities |
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| 1) Assurer les tâches administratives : | |
| Example of Duties: | Dans le cadre de la délégation de pouvoirs, l’Associé à l’Administration assumera les tâches suivantes :
Ø Travailler à la Clinique des Nations Unies à plein temps ; Ø Garantir la gestion administrative correcte de la clinique dans le respect des procédures, préparer les dossiers administratifs et en assurer leur correct archivage ; Ø Produit les drafts de correspondances sur demande du superviseur, mise en forme de documents ; Ø Assure l’entretien du système d’archivage et de classement des documents ; Ø Assure un système efficient de classement (électronique et papier) de tous les courriers entrants et sortants et des autres dossiers en veillant à la confidentialité des informations ; Ø Assurer le contrôle, le suivi de l’utilisation et de la maintenance des équipements (contrôle de la livraison des nouveaux équipements, suivre les contrats de bureau, suivre le renouvellement des commandes) ; Ø Assurer la mise en œuvre de toute autre activité liée à la gestion administrative en relation avec le superviseur ; Ø Tenir à jour et partager le tableau de bord de la clinique (réunion, comités, calendriers des missions, ateliers) et contribuer à sa mise en œuvre avec les parties concernées ; Ø Gérer les fournitures de bureau ; Ø Conformité des processus, du système d’enregistrement et de reportage et suivi des audits, avec les règles, règlements politiques et stratégies du PNUD ; |
| 2) Appuyer la Gestion des ressources humaines : | |
| Example of Duties: | Ø Assure le suivi des contrats du personnel de la clinique ;
Ø Assure la gestion des absences du personnel en qualité de leave monitor ; Ø Mise en œuvre d’un système de classement des dossiers des Ressources Humaines pour une exploitation plus simplifiée et rapide ; Ø Identification des processus opérationnels relatifs aux RH ; élaboration des Procédures Standards de Fonctionnement pour la gestion des RH, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau. |
| 3) Appuyer la gestion financière : | |
| Example of Duties: | Ø Prépare les rapports de dépenses mensuels ;
Ø ATLAS : Etablir des réquisitions, réceptions pour les opérations du projet et réunir les documents nécessaires pour faire la demande de paiement aux finances ; Ø Etablir et adresser les factures des prestations aux assurances et suivre le recouvrement des coûts ; Ø Tenir la petite caisse. |
| 4) Appuyer Gestion logistique & Procurement : | |
| Example of Duties: |
Ø Tenir un tableau de bord des déplacements des chauffeurs et assurer la bonne gestion des consommables et des groupes électrogènes ;
Ø Assure le suivi de l’entretien régulier des véhicules ;
Ø Vérifie les déplacements des véhicules et la consommation quotidienne de carburant ;
Ø Gérer la police d’assurance des véhicules ;
Ø Assure la gestion des stocks des fournitures de bureau et du carburant ;
Ø Assure la coordination des inventaires et la transmission périodique des informations à l’Unité logistique du PNUD.
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| 5) Assurer la facilitation de la gestion et du renforcement des capacités, en mettant un accent sur les résultats ci-après : | |
| Example of Duties: | Ø Contribuer substantivement aux réseaux de partage des connaissances et communautés de pratiques.
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| Supervisory/Managerial Responsibilities: N/A | |
V. Requirements: |
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| Education | |||||||||||||||||||
| · L’obtention d’un Diplôme d’études secondaires est requise ou
· Une Licence en Gestion et Administration ou équivalent sera dûment pris en considération. |
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| Experience, Knowledge, and Skills | |||||||||||||||||||
| · Minimum of six (6) ans d’expérience pour les diplômés de fin d’études secondaires ou trois (3) ans d’expérience pour les titulaires de licence.
· Avoir une expérience en gestion administrative serait un atout, de préférence dans une Institution Internationale · Très bonne capacité rédactionnelle · Maîtrise parfaite du Français · La connaissance de l’anglais serait un atout |
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| Core | |||||||||||||||||||
| Achieve Results:
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LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline | ||||||||||||||||||
| Think Innovatively:
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LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements | ||||||||||||||||||
| Learn Continuously
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LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback | ||||||||||||||||||
| Adapt with Agility
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LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible | ||||||||||||||||||
| Act with Determination | LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident | ||||||||||||||||||
| Engage and Partner
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LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships | ||||||||||||||||||
| Enable Diversity and Inclusion
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LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination | ||||||||||||||||||
| People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)
UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site. Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)
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VI. Keywords
List 3-5 most important skills from competencies required for the position – limited to 1–3-word descriptions – that will help inform workforce planning of critical skill supply and demand.
Gestion Administrative
Travail en équipe
Communication
Lien :
https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_1/requisitions/job/6758
NB: Seuls (es) les candidats (es) qui postulent sur le site du PNUD sont considérés
