PNUD

un Consultant National/international pour le Développement du Système d’Information et de la Gestion de Base de données

Date de Publication: 05/01/2017

TERMES DE REFERENCE

Recrutement d’un consultant pour le développement du système d’information ET DE LA GESTION DE BASE DE DONNEES de la Direction Nationale de l’enfance

  1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

 

Le MASPFE (Ministère de l’Action Sociale, de la Promotion Féminine et de l’Enfance) est responsable dans le cadre de la crise et de la relance post-Ebola du suivi des personnes vulnérables affectées (Veuves, Orphelins, autres groupes vulnérables). Au titre des réponses apportées aux enfants, notamment les orphelins, la Direction Nationale de l’Enfance a impliqué les structures communautaires, (Comités Villageois de Protection de l’Enfant) ; ce qui a permis la prise en charge des 6.233 enfants orphelins d’Ebola dont 3.022 filles. Parmi ces orphelins, 2.707 sont en âge de scolarité obligatoire et méritent une attention particulière. Globalement, 134.550 enfants affectés ont été touchés par les activités de soutien psychosocial conduites par 2.030 volontaires communautaires. En plus, des services comme : le cash transfert, l’appui en kits scolaires, l’accompagnement sanitaire et nutritionnel ont été offerts aux enfants.

En plus des nombreux investissements pour la prise en charge des enfants et la prévention de la maladie, l’UNICEF a appuyé la Direction Nationale de l’Enfance pour le déploiement de 120 Assistants Sociaux dont le mandat essentiel a été le suivi et rapportage des activités de prise en charge psychosociale des enfants orphelins au sein des familles d’accueil.

La présence des assistants sociaux dans les familles a permis à la DNE de faire un suivi quotidien des services offerts aux enfants orphelins et familles affectées par EBOLA. Elle a favorisé une meilleure implication du Ministère de l’Action Sociale, de la Promotion Féminine et de l’Enfance dans les différentes activités de prévention et la gestion des cas surtout au niveau communautaire.

Au terme des neuf (9) mois et sur la base de la valeur ajoutée de ce programme, tous les acteurs impliqués dans la réponse à EBOLA et dans la protection sociale insistent sur la nécessité de poursuivre l’appui au Ministère de l’Action Sociale, de la Promotion Féminine et de l’Enfance pour le maintien des Assistants sociaux, à cette phase cruciale de relèvement économique et social.

L’UNICEF a développé avec la DNE un mécanisme de reporting en ligne permettant des échanges d’information régulier entre le niveau central et le terrain et une actualisation des données concernant les groupes cibles. Les présents termes de références visent à recruter un consultant qui aura pour mission de renforcer au niveau central et déconcentrés les compétences techniques du personnel et de faire des recommandations pour l’amélioration de la gestion de l’information et des données.

  1. OBJECTIFS DE LA MISSION

Apporter une expertise technique à la direction de l’enfance pour renforcer son système de gestion de l’information et des données.

Spécifiques

  • Sur la base du système de collecte de données existant ainsi que des indicateurs suivis par la DNE, définir l’architecture de la base de données et proposer des solutions techniques pour sa mise en œuvre.
  • Développer la base de données sur un support proposé et approuvé par la DNE (ACCESS, MySQL…)
  • Former le personnel informatique de la DNE pour la maintenance et la mise à jour de la BDD
  • Renforcer les capacités des chargés de l’enfance et des assistants sociaux sur le terrain dans les méthodes de collecte et transmission d’information
  1. Résultats/ LIVRABLES attendus du consultant

Tous les livrables doivent être préparés en français.

Livrables

Résultats spécifiques

Date limite de soumission

  1. Architecture de la BDD

Ce livrable inclus :

  • L’ensemble des types d’informations récoltées par la DNE organisé en tables liées entre elles
  • Le processus de collecte / vérification / traitement et publication des données indiquant leurs niveaux respectifs (local / préfectoral / régional / central et connexion intergouvernementales)
  • La description des utilisateurs incluant leur rôle (collecte de données, saisie dans la base, contrôle qualité, exploitation des données / analyse, consultations)
  • Conseil technique pour le choix de la solution informatique à mettre en place vis-à-vis du besoin

 

 

 

 

 

 

Une semaine

  1. Développement de la BDD

Ce livrable inclus :

  • Création de la BDD sur la base de l’architecture définie au livrable 1
  • Développer les masques de saisie
  • Développer les passerelles avec l’outils Kobotoolbox (ODK)
  • Développer les formats de rapport selon les besoins de la DNE

 

Trois semaines

 

  1. Formation du personnel technique du MASPFE

Impliquer le personnel informatique de la DNE tout au long du développement de la solution. Le former pour assurer la maintenance et la mise à jour de la BDD.

 

-

 

  1. Mise en œuvre d’un plan de formation pour les utilisateurs de la BDD

Préparer les outils de communication et former les utilisateurs (en particulier les chargés de l’enfance et les Assistants sociaux) à la maîtrise de la base de données (contenu des masques de saisie, qualité des informations, périodicité…).

 

3 semaines

 

Calendrier des paiements :

Les paiements seront effectués sur la base de la remise des livrables comme suis :

Livrable

Pourcentage des paiements

  1. Rapport préliminaire sur l’architecture de la BDD

20 %

  1. Livraison de la Base de Données à la DNE

50 %

  1. Organisation des sessions de formations et remise du rapport final

30 %

  1. DUREE, CALENDRIER ET ORGANISATION DE LA MISSION

Le temps prévu pour la mise en œuvre est de 2 mois

Lieu de travail : Bureau de la Direction Nationale de l’Enfance à Conakry (Kalloum) avec de possibles déplacements à l’intérieur du pays (compter une dizaine de jours à l’intérieur du pays).

Supervision : Le consultant sera sous la responsabilité conjointe du chef de projet PNUD et du directeur national de l’enfance.

  1. APPROCHE METHODOLOGIQUE

Un travail préalable pour l’identification des indicateurs et informations que la DNE souhaite pouvoir exploiter grâce à sa base de données est réalisé et sera mis à disposition du bureau d’étude. L’expertise du consultant est attendue pour conseiller la DNE vis-à-vis de cet état de besoins pour que la solution proposée soit le plus adaptée est fonctionnelle possible.

Le consultant devra prendre en compte l’existant notamment à travers le support passé de l’UNICEF pour la mise en place du système de collecte et de traitement de l’information. Il devra également prendre en compte les exigences de l’INS du ministère du Plan et de la Coopération Internationale.

  1. QUALIFICATIONS DU CONSULTANT

Critères spécifiques au consultant

L’offre est ouverte aux consultants nationaux et internationaux

Compétences:

Compétences techniques dans le domaine des techniques d’enquêtes et de la collecte de données (logiciel ODK, KoboToolBox…)

Compétences techniques dans le domaine de la gestion de bases de données et de la programmation.

Compétences en informatique et en réseaux

Capacité à respecter les deadline

Expérience:

-Solide expérience (5 ans minimum) dans l’administration de base de données

-Une solide connaissance de gestionnaire de base de données (Oracle, Mysql,Microsoft SQL server, Firebird, Ingress …)

-La maitrise de Merise et de UML pour une analyse de base de données est primordiale.
-Expérience en formation de formateurs

-Expérience en formation en milieu rural (adaptation au contexte et contraintes)

-Expérience en Guinée (avoir travaillé en Guinée notamment avec les structures Gouvernementales) sont des atouts
-La maîtrise du français est nécessaire.

  1. DUREE DU CONTRAT

La durée estimée pour réaliser ces travaux est de 2 mois.

  1. CRITERES DE SELECTION

Le consultant devra fournir une offre technique comprenant une méthodologie détaillée. Cette méthodologie doit comporter un plan de travail détaillé. Le bureau d’étude fournira également une offre financière sous un pli séparé.

Les critères d’évaluation de la Proposition Technique Complète sont les suivants:                                Points

(i)      Expérience pertinente du consultant pour la mission: …………………..………………………..……………... 40

         * Expériences confirmées dans la mise en place de système de base de données (avec

             preuves et références) : .................................................................................................................30

         * Expériences d’exécution de contrats relatifs à des formations similaires avec des

           Agences bilatérales et multilatérales avec preuves et références .……………………………….……….…... 10

(ii)    Conformité de la méthodologie et du plan de travail proposés aux Termes de référence:………...25

a)  Approche technique et méthodologie : ……………………………………………………………………………….....15

b)  Plan de travail : ………………………………………………………………………………………………………………..……..10

(iii)   Qualifications et compétence du personnel pour la mission: ……………………………………….…….35

Ce personnel sera évalué sur la base de la répartition ci-dessous :

  • Qualification générale (Formation en informatique / programmation / BDD / méthodes

   d’enquêtes) Niveau Bac +4 minimum (maîtrise)..…………………………………………………..…….…………......20

  • Expériences (5 ans) pertinentes antérieures dans les travaux similaires ……………………........………..10
  • Connaissance de l’environnement de la Guinée …………………………………………………………….………......5

Total des points pour les trois critères :                                                                                                                        100

  1. CONDITIONS INDICATIVES DE PAIEMENT

Le cabinet doit fournir dans son offre une méthodologie et un calendrier d’exécution clairs. Il fera apparaître les ressources mises à disposition et leurs compétences respectives.

 Le Cabinet doit inclure dans sa proposition financière un calendrier indicatif de paiement subordonné à la remise des livrables/résultats spécifiques indiqués ci-dessus.

Les dossiers de candidatures doivent être envoyés sous pli fermé :
A l’adresse de : Directeur Pays Adjoint/Opérations
PNUD Guinée - Maison Commune – Coléah Corniche Sud, Rue M002
BP 222 Conakry, Commune de Matam -  Rép de Guinée
Ou par e-mail :
A : offres.gn@undp.org  

Deadline : 20-Jan-17