MINISTERE DE L’ENERGIE : Avis a manifestation d’interet pour le recrutement d’un cabinet charge de la fourniture et de l’installation d’un logiciel de gestion comptable et financiere tom2pro

CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Le Projet Urbain Eau de Guinée (PUEG) est une nouvelle opération marquant le réengagement de la Banque Mondiale dans le secteur de l’Eau et de l’Assainissement en milieu urbain. L’objectif du projet est d’accroitre l’accès à des services améliorés d’eau et d’assainissement dans la région métropolitaine de Conakry et d’améliorer la performance opérationnelle de la Société des Eaux de Guinée (SEG). Le projet est financé par un don de l’IDA au Gouvernement Guinéen à hauteur de 30 millions $US.

L’importance des investissements à réaliser, la complexité des actions à mener et la diversité des structures bénéficiaires justifient la création d’une unité de gestion en charge de la coordination des activités du projet localisé au sein du Ministère de l’Energie et de l’hydraulique (MEH). Une partie des fonds de ce don de l’IDA sera utilisée pour financer le fonctionnement de cette unité, incluant le Recrutement d’un Cabinet pour la fourniture et l’installation d’un logiciel de gestion comptable et financière du Projet Urbain Eau de Guinée (PUEG)

OBJECTIFS DE LA MISSION

SYSTEME INFORMATISE DE GESTION :

L’objectif principal de cette mission est la fourniture et l’installation d’un logiciel de gestion comptable et financière (Tom²pro), en vue de garantir une gestion plus efficace des subventions gérées par le projet.

De manière spécifique, la mission consistera, entre autres :

À l’acquisition, à l’installation et au paramétrage du logiciel pour l’amélioration de la gestion financière comptable et budgétaire, la formation du personnel à l’utilisation du système ;

L’assistance au démarrage et accompagnement ;

La maintenance du système pour la première année. Il s’agira de mettre en place :

Un Logiciel de gestion comptable, financière, budgétaire et compatible avec les ordinateurs de type Bureautique et Portables, et qui fonctionnera dans un environnement Windows VISTA, Windows 7, 8, 10. Un logiciel en version, mono projet, multipostes, multi exercices, multidevises, multi bailleurs, et en réseau avec des niveaux d’accès et d’autorisation clairement définis pour gérer l’ensemble des opérations des subventions; un outil de gestion de projet, parfaitement intégré, à la fois fiable, performant, sécurisé, convivial, souple et évolutif dans le temps et dans l’espace, et ayant largement fait ses preuves pour les programmes et projets financés par les partenaires techniques et financiers particulièrement la Banque Mondiale, ou tout autre bailleur de fonds institutionnel (Banque Mondiale, Union Européenne, etc.). Il devra permettre le traitement des modules suivants :

Paramétrage, comptabilité générale, comptabilité analytique, suivi des financements et des engagements, suivi de l’exécution physique des activités, décaissements, gestion et suivi des contrats et des marchés, gestion budgétaire, gestion des immobilisations, états financiers, utilitaires, gestion du personnel et de la paie, ainsi qu’un module spécifique à la gestion des stocks.

Pour les besoins de la gestion des subventions du projet, le système devra permettre également la production de Rapport de Suivi Financier, le module de gestion des marchés et des contrats devra permettre de faciliter : (i) l’élaboration des plans de passation de marchés ; (ii) la saisie des demandes d’achat et la saisie des marchés dans plusieurs monnaies ; (iii) le suivi de la procédure de passation des marchés à partir des dossiers d’appels à la concurrence ; (iv) le suivi financier des marchés à partir des factures saisies en comptabilité ; (v) la gestion des avenants aux contrats ; (vi) la gestion des pénalités; et (vii) générer des tableaux de bord de passation des marchés incluant la liste de tous les contrats signés dans une période données avec indication des montant et du total, liste des contrats en cours d’exécution, soldés, clôturés, liste des livrables attendus et paiement associés, taux d’exécution des marchés d’un plan de passation de marchés par rapport aux prévisions. Le logiciel nécessaire est sécurisé avec possibilité de restriction en écriture, en visualisation, modification, suppression, selon les niveaux de responsabilités ; le logiciel devra inclure un protocole de clôture mensuelle sans possibilité de réouverture des périodes antérieures clôturées. Le logiciel doit permettre également de suivre la planification jusqu’à la réalisation ou non des activités planifiées dans le plan de travail du projet.

Le logiciel doit permettre un système de contrôle interne qui prévient les fraudes et les erreurs et qui garantit : i) la séparation des tâches de base et de supervision, ii) l’intervention de différentes personnes pour l’autorisation, l’exécution et l’enregistrement de toute opération et qui concrétise les principes et procédures pour conduire de manière ordonnée et efficace les opérations de gestion financière des subventions.

Le logiciel doit permettre également de lancer des alertes en cas de dépassements sur des lignes budgétaires ou de non réalisation d’une activité initialement prévue sur une période donnée ainsi que, pour le module de passation de marchés, des alertes automatiques par mail, suivant des dates à définir, sur les livrables à déposer par les contractants, les contrats arrivant à échéance et les garanties à lever.

Le logiciel doit permettre l’importation et l’exportation de données, intégrer un dispositif de sauvegarde complète et de restauration. Il doit aussi permettre d’assurer une bonne gestion des accès : gestion des profils des utilisateurs, système d’authentification sécurisé, traçabilité des opérations effectuées par utilisateurs, journalisation des évènements.

En outre le logiciel doit intégrer un module de numérisation pour l’archivage électronique.

Les offres devront être soumises à l’adresse ci-après : Projet Urbain Eau de Guinée (PUEG) sis à Landréah, Commune de Dixinn, BP : 150-Conakry, République de Guinée, Téléphone:(+224) 664 26 98 03 /620061737/621 12 62 38, Email : b.s.dokore@gmail.com au plus tard le 21 Septembre 2018 à 10 heures 30 mm

Durée de la mission :

La durée de la mission consistant en la réalisation des prestations visées ci-dessus et objet de la présente consultation est de 30 jours après la signature du contrat.

QUALIFICATION ET PROFIL DU PRESTATAIRE :

Les prestataires qui soumissionneront doivent avoir une attestation en cours de validité délivrée par l’éditeur dudit logiciel Tom²pro, faisant profession habituelle de réviser les comptes, ayant une expérience confirmée en SIG financier des projets de développement et acceptable par la Banque mondiale et devront justifier :

– la réalisation d’au moins trois (3) missions de mise en place de systèmes informatisés de gestion financière, comptable (installation, paramétrage et formation) au cours des cinq (5) dernières années dans le cadre de Projets de Développement ou Agences sur financement bilatéral ou multilatéral.

– L’existence au sein de l’équipe de personnel des compétences avérées dans la mise en place et l’appui technique nécessaire à l’utilisation du logiciel à savoir

  • Un Chef de mission certifié par l’éditeur du logiciel ayant au moins un diplôme niveau BAC + 5 ou plus en audit, comptabilité, jouissant d’au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle et ayant réalisé au moins trois (3) missions similaires au cours des cinq (5) dernières années.

LES RAPPORTS A FOURNIR :

Les rapports ci-après seront fournis au plus tard dans les délais suivants :

  • Un rapport préliminaire de la mise en œuvre de la mission incluant le plan de travail de démarrage, en trois (3) exemplaires, trois (3) jours après le début de la mission ;
  • Un rapport final sur la mise en place du système de gestion précisant le nombre de postes sur lesquels le logiciel a été installé et les difficultés éventuelles), en cinq (5) exemplaires, trente (30) jours après le début de la mission; ce rapport tiendra compte des observations et commentaires du Comité de pilotage sur le rapport provisoire.

Le prestataire fournira également un manuel d’utilisation qui donnera une description détaillée sur comment le logiciel fonctionne, incluant les traitements des transactions, les clôtures financières mensuelles, trimestrielles, semestrielles et annuelles, et la production des rapports ; la balance générale en fin de période et le tableau de bord.

A la fin de la période d’assistance technique, le Consultant soumettra un rapport final de mission qui portera sur les activités menées dans le cadre de l’assistance technique, les difficultés rencontrées, l’opinion du formateur sur la maîtrise du logiciel par les principaux utilisateurs.

Pour toutes informations complémentaires, veuillez prendre contact avec le Projet à l’adresse suivants : (+224).664.26.98.03 ; 620.06.17.37 ; 621.12.62.38, E-mail : b.s.dokore@gmail.com, pour recevoir les TDR de la Mission.

Les offres seront ouvertes en présence des représentants des soumissionnaires présents en personne ou à distance, à l’adresse mentionnée ci-dessus le Vendredi 21 Septembre 2018 à 11 heures 30 mm

 

Conakry le 31 Aout 2018

Le Coordonnateur

Mr Souleymane Dokore BAH

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